Sếp tớ từng kể một câu chuyện vui của các bạn Mỹ như thế này:
– Tao chỉ ghét 3 thứ trong công việc của tao “Sếp tao, đồng nghiệp và …họp”.
Mình thì nghĩ Mỹ cũng như Việt Nam, đa phần mọi người đi làm đều rất ghét họp.
Với mình, họp là thứ rất tốn năng lượng – thời gian – công sức và phần lớn mình chả hiểu họp để làm gì. Thế nhưng sau vài lần đi họp với sếp, mình chợt nhận ra một-buổi-họp-đúng không hề giống những cuộc họp trước kia mình hay nghĩ hoặc đã từng tham gia. Quy trình thực hiện có thể khác một chút tùy từng nơi, nhưng tựu chung lại mình thấy có thể chia thành 3 giai đoạn: trước, trong và sau buổi họp.
1. Trước buổi họp
Đây có lẽ là phần mọi người hay coi nhẹ thậm chí bỏ qua khi họp. Tuy nhiên đến hơn một nửa thành công của buổi họp lại nằm ở chính bước này. Vậy trước buổi họp chúng ta phải chuẩn bị những gì?
- Đầu tiên phải xác nhận thành phần tham gia họp: Bạn sẽ họp với ai? Các leader hay toàn bộ team? Ai là người liên quan đến cuộc họp này?
- Tiếp đó bạn cần biết/ xác định mục đích của buổi họp này là gì. Bạn càng làm rõ mục đích bao nhiêu thì người tham gia càng hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình bấy nhiêu.
- Có người tham dự rồi, có mục đích rồi thì bạn dự định họp ở đâu, hình thức họp là gì (trực tiếp offline hay trực tuyến online) cũng là một lưu ý to đùng khi chuẩn bị một buổi họp.
- Cuối cùng đừng quên tìm hiểu trước tài liệu cần thiết và các thông tin liên quan (nếu có) trước khi buổi họp bắt đầu.
2. Trong buổi họp
Khi cuộc họp bắt đầu thì cứ họp thôi, còn cần quy trình gì nữa? Không đâu, như thế là bạn đang sai lầm rồi đó.
- Khi bắt đầu một cuộc họp, mọi người tham gia cần được thông báo lịch trình buổi họp (agenda) và lead buổi họp hôm nay là ai.
Ví dụ nhé, sẽ ra sao nếu một cuộc họp review công việc của tháng, sếp thì gay gắt tại sao không đạt KPI, nhân viên bận rộn tìm lý do, giải oan cho mình, đến khi hết thời gian họp task của tháng này vẫn chưa được đưa ra, phương án giải quyết cho các vấn đề còn tồn đọng chưa kịp triển khai? Đó sẽ là một cuộc họp fail toàn tập vì đã không kiểm soát được agenda buổi họp.
- Điều hành buổi họp: nghe có vẻ quyền lực nhưng không hề đơn giản. Là lead họp, bạn phải đảm bảo cuộc họp đi theo đúng agenda đã thông báo từ trước. Trong buổi họp, bạn cũng cần đảm bảo ai cũng được nêu ý kiến và tôn trọng ý kiến của tất cả.
- Cuối cùng, trước khi kết thúc buổi họp, bạn cần chốt lại: Tiếp theo cần làm gì, task này được giao cho ai? Deadline là bao giờ?
3. Sau buổi họp
Yeah, họp xong rồi giải tán thôi!!! Mình đùa đấy, bước ra khỏi cánh cửa phòng họp không có nghĩa là mọi thứ kết thúc đâu.
- Viết report sau buổi họp để chắc chắn mọi người đều nắm được tình hình công việc và những task cần làm trong thời gian tới. Trong bản meeting minutes này, bạn cần gạch đầu dòng rõ ràng công việc của từng người kèm theo deadline.
- Có deadline rồi thì việc tiếp theo chính là keep track công việc cần làm theo đúng tiến độ.
Thế là xong một-buổi-họp-đúng rồi đó. Các bạn thường họp như thế nào, comment chia sẻ cùng mình nhé.
